Mensajería y paquetería

PRESENTACIÓN


Objetivo: establecer el procedimiento bajo el cual se llevará a cabo la prestación del servicio de mensajería y paquetería por parte de la Empresa DHL Express México, S.A. de C.V., en adelante DHL, para envíos nacionales e internacionales que le soliciten las entidades académicas y dependencias administrativas universitarias, así como el establecimiento de las condiciones generales para la prestación del servicio y compromisos que asume la Universidad Nacional Autónoma de México, en adelante UNAM y DHL.











































1. Condiciones Generales de la prestación del servicio:



DHL, proporcionará a la UNAM un Courier In House (CIH), equipo de cómputo e impresora para la generación de guías.
DHL, asignó el número de cuenta a cada una de las entidades académicas y dependencias administrativas universitarias para la identificación de todos los envíos nacionales e internacionales de exportación e importación, aplicando tarifas preferenciales con un 70% de descuento en envíos nacionales y 58% en envíos internacionales sobre las tarifas publicadas (Anexo 1), para los envíos que realicen las entidades y dependencias de la UNAM que se encuentran ubicadas físicamente en Ciudad Universitaria, en la zona metropolitana, así como, las ubicadas al interior de la República.
DHL, proveerá a las entidades y dependencias de la UNAM, los suministros estándar para empaque de los envíos, de acuerdo a sus necesidades (Flyer o sobre nacional e internacional y etiquetas), esto sin costo alguno para la UNAM.
La UNAM, proporcionó a DHL, un espacio físico para la prestación del servicio, cuya ubicación se encuentra dentro de las instalaciones de la Tienda UNAM de Autoservicio, local ubicado en el extremo noroeste, dentro de la Tienda.
El Horario de servicio por parte de DHL, será de lunes a viernes de las 9:00 a las 18:00 hrs. DHL, pone a disposición de las entidades y dependencias de la UNAM, un Courier In House, el cual atenderá las solicitudes de servicio que estas le presenten, en la oficina de DHL.



2. Courier In House (Actividades y responsabilidades)



2.1 Elaborar guías de DHL a través de las diferentes aplicaciones de DHL, Easyship, Customer Connect, Web Shipping, Customer Express o de forma manual.


Para llevar a cabo esta actividad, requerirá de:
Número de cuenta asignado a cada una de las entidades académicas y dependencias administrativas universitarias de la UNAM. Clave y subclave de la entidad o dependencia solicitante.
Nombre del destinatario, el cual podrá ser una empresa y/o una persona física, que recibirá el envío.
Dirección completa del destinatario: embarque, calle, número, colonia, estado, país, código postal.
Datos completos del remitente: calle, número, colonia, estado, país, código postal.
Descripción del envío, que se registrará en el campo definido de la guía.
En caso de requerir seguro, la entidad o dependencia solicitante deberá proporcionar el valor comercial de la mercancía, el cual deberá ser comprobable.
Validar direcciones, cobertura de servicio y tipo de servicio que se puede ofrecer de acuerdo al nivel de urgencia de entrega requerido por la entidad o dependencia solicitante.














































3. Proceso de recolecciones


3.1 Recolecciones Pre establecidas


El mensajero de DHL Express acudirá diariamente de lunes a viernes a la Tienda UNAM de Autoservicio, ubicada en Av. Universidad 3000, Col. Universidad Nacional Autónoma de México C.U., Delegación Coyoacán, México, D.F., C.P. 04510, Circuito Mario de la Cueva s/n, Tienda UNAM.
El primer horario de recolección será de las 14:00 a las 15:00 hrs. garantizando así la conexión del material internacional ese mismo día y el segundo horario de recolección será de las 17:00 a las 18:00 hrs.
NOTA: En días feriados DHL acordará con los contactos de la UNAM los horarios de atención, incluyendo los de la recolección.



3.2 Recolecciones de Alto Volumen


La UNAM o el CIH confirmarán al Ejecutivo de Cuenta, antes de las 2:00 p.m. del mismo día, en caso de tener recolecciones especiales de alto volumen que por sus características (peso, volumen, dimensión) requiera de una coordinación especial.
DHL confirmará el horario de la recolección.



3.3 Recolecciones en dependencias UNAM e Interior de la República.


La UNAM podrá hacer uso de su cuenta, tanto en el Distrito Federal como en el Interior de la República, dichas recolecciones las podrá solicitar el mismo cliente en el teléfono de atención a clientes de DHL Express 5345 7000 ó 01 800 765 6345 opción 1.

Datos necesarios para una recolección:
Cuenta UNAM, para el cargo del envío.
Nombre, clave y subclave de la entidad o dependencia solicitante.
Teléfono y extensión.
Contacto.
Área o departamento del remitente.
Horario.
Nombre y domicilio completo del remitente.
Cantidad de cajas, peso y medidas de cada una.
Indicar el domicilio de entrega o destino de la guía.
Monto a asegurar en caso de requerirlo.
El área de servicio a clientes de DHL indicará la fecha en la que será programada la recolección y el tiempo de entrega del mismo.












































4. Proceso de generación de guías por parte de las entidades y dependencias de la UNAM



Las entidades y dependencias de la UNAM en el Distrito Federal y en el interior de la República podrán hacer uso de las herramientas electrónicas de DHL, a través de My DHL.
Generación de Guías nacionales e internacionales (Web Shipping), Rastreo Envíos (Página DHL y Proview) : www.dhl.com.mx



4.1 Generación de Guías en herramienta (Web Shipping). (Anexo 2)


Cada Contacto deberá generar su usuario y contraseña para la elaboración de guías.
En el momento de la elaboración de guías será indispensable que cada entidad y dependencia se identifique con su clave y subclave presupuestal, en el campo de referencia (máximo 35 caracteres).


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Web Shipping es una herramienta para procesar envíos domésticos e internacionales en línea. Para poder utilizar Web Shipping es necesario tener una cuenta vigente de DHL.


4.2 Rastreo de envíos.


Página DHL: www.dhl.com.mx


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En caso de requerir prueba de entrega del envío, cualquier usuario podrá ingresar dentro de la opción de rastreo para descargar el reporte de entrega que incluya la firma electrónica de quien recibe.



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Proview. (Anexo 3)















































5. Proceso seguimiento a envíos (servicio a clientes)


El asesor dedicado al seguimiento proactivo de los envíos nacionales e Internacionales de la UNAM, estará notificando de manera diaria a los contactos de la UNAM, las incidencias que presenten los envíos, proceso que agilizará su entrega.

Contactos parte de la UNAM:


C.P Rocio Fragoso Cabello
Correo: rocio.fragoso@dgsa.unam.mx
Tel. 56 22 96 99 ó 56 22 96 97

Karina Bizarro Uribe
Correo: karina.bizarro@dgsa.unam.mx
Tel. 56 22 96 99 ó 56 22 96 97



6. Proceso para envío con incidencia


Los servicios siguiente día (Doméstico Express) consideran un horario de entrega de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs.
Si se presentan incidencias como CA (cerrado al arribo) o ND (no entregado), NH (nadie en casa) se realizarán 2 intentos de entrega adicionales, de no ser posible la entrega, el asesor dedicado estará notificando a los contactos de la UNAM y quedará en espera de instrucciones para la entrega. En caso de que se solicite retorno a origen habrá un costo con cargo a cuenta UNAM.
Si se presentan incidencias como BA (domicilio incorrecto), CM (destinatario cambio de domicilio), RD(envío rechazado por destinatario), no se realizarán visitas adicionales, el asesor dedicado estará notificando a los contactos de la UNAM y quedará en espera de instrucciones para la entrega.
Los envíos en servicio CC (Ocurre en espera de ser recolectados por el destinatario en tienda de DHL) estarán disponibles cinco días hábiles, al sexto día el asesor de servicio a clientes notificará a los contactos de la UNAM y quedará en espera de instrucciones.
En caso de no recibir respuesta a los tres días hábiles por parte de la UNAM, los envíos estarán siendo retornados a origen con cargo a su cuenta.











































7. Proceso de crédito y cobranza


Las entidades académicas y dependencias administrativas universitarias recibirán una factura mensual (con los archivos correspondientes XML y PDF), y el reporte de todos los envíos realizados según su número de cuenta a los correos asignados a cada una de ellas, documentación que se enviará a la Coordinación de las Unidades de Proceso Administrativo para trámite de pago a favor de DHL. (Anexo 4)



8. Proceso de envío internacionales


Las entidades y dependencias de la UNAM, tratándose de envíos internacionales, solo los podrán realizar cuando se trate de documentos, folletos, libros, que no sobrepasen un peso de 2.5 Kg.
Cuando se trate de equipos, materiales u otros artículos que no sean documentos con las especificaciones mencionadas en el punto anterior, el envío se canalizará a través de la Dirección General de Proveeduría, accediendo al siguiente link: http://www.proveeduria.unam.mx/



9. Beneficio adicional


Se aplicará un descuento del 15% para la Comunidad Universitaria en todos sus envíos nacionales.



Riesgos


Todos los envíos son susceptibles a las conexiones aéreas, los tiempos de arribo y las revisiones por parte de las Autoridades (rayos Gama).
El arribo del material podrá verse afectado por causas de fuerza mayor (no imputables a DHL) como cuestiones climatológicas y/o fallas mecánicas.











































ANEXOS





icon1 Anexo 1 doc



icon2 Anexo 2 doc



icon3 Anexo 3 doc



icon0 ANEXO 4 Guía Portal MyDHL doc